Hay una tendencia por la que las compañías imprimen considerablemente más de lo que sería rigurosamente preciso, con el consecuente incremento de los costos de impresión que esto acarrea. Por el hecho de que quién no ha impreso alguna vez documentos que ha olvidado recoger de la impresora, usado la opción color cuando no era preciso o bien repetido la impresión de un documento completo por un cambio mínimo de última hora…. Por eso, hoy te vamos a ofrecer algunos consejos para reducir y controlar los gastos de impresión en tu empresa.
Se trata de unos costos que, en la mayor parte de los casos, no son tenidos en cuenta en las organizaciones. No obstante, llegan a suponer una media de un tres por ciento de la facturación de una compañía. En ocasiones este gasto resulta invisible y por tanto, la administración lo ignora. Pero… ¡todo cuenta tratándose de ahorrar! ¡Y mucho!
De ahí que deseamos compartir contigo una serie de medidas para reducir los gastos de impresión. ¡A través de unos hábitos sencillísimos que se pueden implantar en la oficina los costos de impresión se pueden reducir significativamente!
Por una parte, habría que aplicar ciertas medidas de forma centralizada a todos y cada uno de los dispositivos de la empresa.
Por otro, un leve ejercicio de concienciación en los empleados va a hacer el resto
Como empleado, por favor, ¡ten presente!:Usar papel reciclado a ser posible
Configura una menor definición para tu impresión
Ajusta los márgenes
Prueba a imprimir solamente la página que precisas en vez del documento entero
Usa la impresión dúplex –a doble página- de forma predeterminada
Usa la función de impresión múltiple toda vez que resulte posible –imprimir múltiples páginas por hoja-
Imprime en modo boceto para ahorrar tóner si son documentos de empleo interno
Es esencial usar siempre y en todo momento la vista anterior de impresión para eludir desaprovechar papel por fallos en las impresiones
Evita imprimir aquellos correos y bocetos de los que no sea indispensable contar con una copia física
De forma centralizada, la compañía puede arrancar estas medidas para supervisar al límite los gastos de impresión:No desactivar el modo perfecto de ahorro de energía. De este modo, la compañía logra una notable reducción en el consumo eléctrico.
Invertir en equipos nuevos. Los empleados pueden evitar la impresión de aquellos documentos que deseen preguntar a través de su visualización en 2 pantallas ó con pantallas de mayor tamaño.Optar por cartuchos originales de alto desempeño para eludir envíos y desperdicios superfluos.
Utilizar impresoras que dejen la liberación segura de impresión. Esto deja que las órdenes de impresión se guarden en la memoria y se lancen más tarde todas y cada una al unísono, cuando el empleado lo decida, evitando de este modo calentar el tóner múltiples veces y ahorrando energéticamente.
Implantar soluciones diseñadas para acrecentar el ahorro, como cuotas de impresión. Esto se puede conseguir de distintas formas, por poner un ejemplo con claves o bien tarjetas que controlan el número de impresiones.
Sustituir impresoras locales por impresoras de red. Usar impresoras para conjuntos de trabajo en vez de impresoras de escritorio individuales puede incidir en un menor gasto en impresión. El hecho de tener que levantarse o la pérdida de privacidad hace que muchos empleados se lo piensen un par de veces antes de imprimir documentos superfluos. También, en el caso de contar con impresoras individuales, es recomendable desconectarlas cuando no se usen.
Según algunos estudios, si las compañías realizasen una perfecta administración de su parque de impresoras, podrían reducir sus costos de impresión entre un diez y un treinta por ciento . ¿Qué te parece? ¿Piensas que podrías adoptar una o varias de estas medidas en tu empresa para reducir el gasto en impresión?
Comentarios recientes