Es muy importante mantener un fuerte control sobre las existencias almacenadas en nuestras instalaciones. Este control nos va a permitir obtener índices como el plazo de aprovisionamiento, la rotación y la cobertura de artículos, que nos ayudarán a optimizar la gestión de compras y mantener un volumen de almacén adecuado a la actividad, reduciendo considerablemente los costes que conlleva su mantenimiento.


Para controlar el Plazo de Aprovisionamiento, es preciso fijar previamente un stock de seguridad. Si el plazo medio de entrega es de 3 días, y vendemos 2 unidades de un producto determinado al día, el stock de seguridad a de ser como mínimo de 6 unidades.
Si no se ha cursado pedido de aprovisionamiento y nos situamos por debajo de esta cifra, corremos el riesgo de sufrir una rotura de stock, desatendiendo la demanda de nuestros clientes y posiblemente perdiendo ventas.
Por ello, es importante controlar y tener presente el tiempo que transcurre desde que hacemos el pedido hasta que la mercancía está en nuestro almacén. Lo deseable es que este plazo sea lo más corto posible, ya que reduce el nivel de existencias necesario que debemos mantener, para garantizar el servicio, reduciendo costes de almacenamiento y disminuyendo la inversión en stock.
Medir la frecuencia con que las mercancías salen de nuestro almacén, también nos ayudará a mantener una correcta política de aprovisionamiento y compras. Para ello usamos el Índice de rotación que obtendremos dividiendo la cantidad consumida entre el stock medio mantenido durante un periodo.

Índice de rotación = Cantidad consumida / Stock medio

El resultado será el número de veces que se han renovado las existencias de ese producto durante el periodo de tiempo que estemos analizando.
Por ejemplo. Si a lo largo de un año se han vendido 1.000 unidades de un producto, y de media hemos tenido 50 unidades en almacén, el índice de rotación es de 20.

Índice de rotación = 1000 / 50 = 20

Es decir, durante un año, las 50 unidades que tenemos de media en almacén de ese producto, se han vendido todas 20 veces.
Algo que hemos señalado ya, es la importancia de no sufrir una rotura de stock, desatendiendo la demanda de nuestros clientes. Para ello debemos calcular para cuanto tiempo tenemos existencias suficientes para atender la demanda, obteniendo el Índice de cobertura.
Este índice se calcula dividiendo el número de existencias que tenemos en almacén entre el número de ventas producido durante un periodo. Por ejemplo. Si durante un año se han vendido 2.000 unidades de un producto, y en almacén tenemos 500 unidades, tenemos mercancía suficiente para atender la demanda durante 0,25 meses, o lo que igual, durante 3 meses.

Índice de cobertura = 500 / 2000 = 0,25

Con el Índice de Rotación y el Índice de cobertura podremos determinar y fijar los niveles de stock máximo y mínimo que debemos mantener, consiguiendo con ello:

  • Mantener una inversión mínima y adecuada en stock.
  • Evitar rupturas de stock y desatención de nuestros clientes.

Si además de un excelente control de almacén, disponemos de una buena herramienta de gestión de compras, como es el software de control de almacén GotelGest.Net potenciaremos el ahorro de costes que se verán reflejados en una mejora sustancial de los resultados obtenidos y beneficios conseguidos.